辦公自動化(簡稱為0A--0ffice Automation),是一個不斷成長的概念,是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)(主要是計算機(jī)技術(shù)),使辦公室部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中,由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng);其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源,提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量,輔助決策,以取得更好的效果。
正象當(dāng)初鐵犁的出現(xiàn)埋葬了奴隸制一樣,網(wǎng)絡(luò)定會將辦公室掀個底朝天。0A將從一個技術(shù)性的術(shù)語魚躍天池,帶來一種內(nèi)部管理的革命。擺在辦公室桌前的,將不再有事務(wù)性的勞動,只剩下兩個字:“創(chuàng)造”!變革管理模式 在傳統(tǒng)等級森嚴(yán)的層次管理中,信息的交流經(jīng)過了層層過濾。
辦公室只與自己業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部分有,企業(yè)內(nèi)的各種信息被分成了一個個孤島。網(wǎng)絡(luò)化的0A資源開放、信息共享的特點,將會把這一個個孤島聯(lián)成一片大陸,實現(xiàn)信息一對多、多對一的瞬間響應(yīng),使信息的傳導(dǎo)模式出現(xiàn)多元化的趨勢,比如信息的垂直傳導(dǎo)、雙向傳導(dǎo)、橫向傳導(dǎo)等--這就為目下正流行的"扁平式管理"提供了可能性。 同時,0A的一個基本要求是流程化、標(biāo)準(zhǔn)化,這對于矯正管理中隨意現(xiàn)象、混亂現(xiàn)象以及官僚主義也有莫大的好處。
我國從80年代開始,尤其是進(jìn)入90年代,辦公自動化發(fā)展迅猛。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)從初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng),通過聯(lián)網(wǎng)將單項辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個辦公系統(tǒng)。再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)和企業(yè)外部網(wǎng)(Extranet)已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。多媒體技術(shù)是辦公自動化發(fā)展的又一趨勢,電子商務(wù)(e-Business)也已日益成為國內(nèi)外企事業(yè)單位和熱點,所謂電子商務(wù),是指把企業(yè)關(guān)鍵的商業(yè)系統(tǒng),通過網(wǎng)絡(luò)與員工、顧客、供應(yīng)商及銷售商直接相連,將傳統(tǒng)的商務(wù)活動通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加以實現(xiàn)。
擴(kuò)大辦公區(qū)域 傳統(tǒng)辦公室受條件限制,往往就集中在一個房間里。網(wǎng)絡(luò)化的辦公室不僅由房間走向大樓,還可能擴(kuò)展到城市各地甚至世界各地,辦公室人員通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作。比如許多行業(yè)內(nèi)部建立起來的專用網(wǎng)、微波網(wǎng),就實現(xiàn)了跨地區(qū)的合作。甚至,有人預(yù)言,現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會有越來越多的虛擬辦公室出現(xiàn):企業(yè)擁有員工和客戶,但沒有實實在在的辦公室,辦公室就是網(wǎng)絡(luò),網(wǎng)絡(luò)就是辦公室。這種辦公場地擴(kuò)大,為跨地區(qū)、跨國公司的管理提供了充分的 降低管理成本 微軟在1997至1998年一年里,通過這種辦公室的革命,微軟總計至少節(jié)省了4000萬美元,包括紙材料的節(jié)約,更重要的是事務(wù)處理時間費用的降低:傳統(tǒng)事務(wù)處理每次145美元,而電子事務(wù)處理每次則低于5美元。--比爾·蓋茨沒有說出的另一句話是,0A對中間環(huán)節(jié)的削減,必然地減少了人員成本。盡管這對于微軟來說可能已經(jīng)沒有多少水分可擠。
據(jù)報道,惠普(中國)基于網(wǎng)絡(luò)化的"新一代工作環(huán)境"試運行的兩個月,就比以前至少節(jié)省了三分之一以上的辦公經(jīng)費。 當(dāng)然,虛擬辦公室是理想化的節(jié)約成本模式,房產(chǎn)、差旅等方面的支出都可以降到底限度,盡管這種模式現(xiàn)在看來還不太可能立即實現(xiàn)。 激發(fā)個體創(chuàng)造力 0A的宗旨是通過過程的流程化、交流的自由化以及反應(yīng)的即時化,將人從繁瑣的事務(wù)、森嚴(yán)的等級、刻板的環(huán)境中解放出來。
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